Teczka imprezy turystycznej to zbiór dokumentów służących do realizacji imprezy turystycznej. Podczas odprawy pilot/przewodnik otrzymuje część niezbędnych mu dokumentów, w wersji papierowej lub elektronicznej.
Dokumenty niezbędne do obsługi ruchu turystycznego dzielimy na kilka rodzajów, m.in. na:
dokumenty graniczne (paszporty, wizy)
dokumenty finansowe (np. faktury, czeki podróżne, vouchery)
dokumenty komunikacyjne (np. bilety komunikacyjne - lotnicze, kolejowe, promowe, autokarowe, winiety, tachometr, karta kontroli autokaru, interbus/formularz jazdy)
dokumenty eksploatacyjne, czyli ułatwiające przeprowadzenie wycieczki,imprezy turystycznej (np. kalkulacja kosztów, program imprezy, lista uczestników, choroby uczestników, jadłospis,przewodniki, diagramy miejsc itp.)
dokumenty informacyjne - np. numery telefonów do placówek dyplomatycznych w danym kraju, adresy i nr telefonów wszystkich kontrahentów tranzytowych i docelowych
dokumenty dodatkowe (np. protokoły zdarzeń losowych, protokoły szkody)
Nie wszystkie z powyższych dokumentów znajdują się w teczce imprezy turystycznej, ale znaczna większość trafia tam, by pomóc pilotowi we właściwej realizacji imprezy turystycznej. W praktyce zawartość teczki może być zróżnicowana, gdyż zależy ona od rodzaju obsługiwanej imprezy turystycznej, ale na ogół znajdują się w niej następujące dokumenty:
Bilety komunikacyjne
Bilety "wejściówki" na atrakcje turystyczne
Materiały promocyjne
Program imprezy turystycznej
Polisa ubezpieczeniowa
Kalkulacja kosztów
Lista uczestników
Faktury VAT
Umowa o świadczenie usług przez hotel
Umowa biura podróży z klientem
Zamówienie środka transportu
Zamówienie imprezy turystycznej
Umowa najmu środka transportu
Potwierdzenie rezerwacji miejsc noclegowych
Voucher
Umowa z pilotem
Teczkę imprezy turystycznej przygotowuje wydelegowany pracownik biura podróży - referent ds. turystyki. Umownie przyjmuje się, że pilot powinien odprawić się, czyli odebrać teczkę imprezy wraz z dokumentami potrzebnymi do realizacji imprezy na 3 dni przed rozpoczęciem imprezy turystycznej. Również do 3 dni po powrocie z imprezy turystycznej pilot powinien się rozliczyć z jej przebiegu i przedstawić dodatkowe dokumenty do teczki - rozliczenie finansowe i rozliczenie merytoryczne.
Więcej szczegółów na temat teczki imprezy znajdziesz w materiałach zgromadzonych poniżej.
Comments